Kommunala och enskilda arkiv

Du kan beställa handlingar från kommunarkivet via e-tjänst. För exempelvis vissa slutbetyg kan du även ladda ned handlingen direkt från e-tjänsten via BankID.

I kommunarkivet finns det handlingar från tre århundraden! Om du har ett enskilt eller ett föreningsarkiv kan du överlämna detta till kommunarkivet. På detta sätt kan ditt arkiv bevaras och vara tillgängligt för forskning.

Kommunarkivet tar inte emot

• Verifikationer, fakturor och andra handlingar som inte ska bevaras.
• Föremål.
• Litteratur som inte har föreningen som upphovsman.

Vid överlämning av enskilda arkiv och föreningsarkiv

Vid överlämnande gäller följande:

• Kommunarkivet övertar ansvaret för förvaltningen av handlingarna vid leveransen. Om föreningen vill återta handlingarna krävs ett beslut av föreningens styrelse.
• De deponerade handlingarna förvaras, hanteras och skyddas på samma sätt som kommunala handlingar i kommunarkivet.
  
• De överlämnade arkiven ska vara tillgängliga för forskare enligt samma regler som gäller för kommunens egna handlingar. Om det finns integritetskänsliga handlingar kan tillgängligheten begränsas. Meddela kommunarkivet om så är fallet.
• Handlingarna lånas inte ut utan får endast studeras på plats i lämplig lokal i kommunhuset. Kommunens arkivarier ska vara bemyndigade att besluta om utlämnande av handlingar.
• Kommunarkivet kan inte lämna garantier för att deponerade handlingar inte kan bli drabbade av stöld eller skada i samband med t.ex. fukt eller brand i arkivlokalen. Förlust av handlingar ersätts inte.
• Om arkivbildare som deponerat handlingar i kommunens arkiv upphör med sin verksamhet, övergår det deponerade materialet i kommunens ägo, om inte föreningens styrelse (eller motsvarande) beslutat något annat.
• Arkivförteckningen får publiceras på kommunens webbplats.

Förberedelser inför din leverans

• Ta bort gem och plastfickor.
• Rensa bort kladdpapper, kopior och överexemplar.
• Se till att det är en bra sorteringsordning.
• Placera handlingarna i arkivboxar. Fyll arkivboxarna väl. Inga halvtomma boxar men boxarna ska heller inte "sprängas".
• Samtliga arkivboxar ska vara hela. Om en box går sönder, byt ut den.
• I vissa fall kan det vara lämpligt att handlingarna omslutas av aktomslag (A3-papper eller motsvarande).
• Om det finns annan media än papper i leveransen eller om den innehåller fotografier ska det vara uppmärkt på ett tydligt sätt.
• En kort historik över föreningens/organisationens verksamhet med uppgift om start- och slutår, viktiga organisationsförändringar, typ av verksamhet med mera bör medfölja leveransen.
• Fyll i blanketten reversal i två exemplar. Dessa ska följa med din leverans.
• Ta kontakt med kommunarkivet för ytterligare instruktioner.
• Skriv på arkivboxens rygg, med blyerts och i klartext, enligt följande princip: Hem och Skola i Runby, Protokoll från årsmöten, 2012-2015.

Vid överlåtelse av arkiv

Kommunarkivet övertar det juridiska ägaransvaret för arkivet vid en överlåtelse. Överlåtelsen dokumenteras skriftligt mellan någon av kommunens arkivarier och en representant för föreningen.

Kostnader

Leverans till kommunarkivet och eventuellt återtagande av arkivet bekostas av föreningen. Förvaring av deponerade handlingar är gratis för föreningar och organisationer

Arkivboxar

Om du behöver arkivboxar ska du kontakta kommunarkivet.

Skriv ut och fyll i reversal - blankett Pdf, 78 kB. (Pdf, 78 kB)

Arkivföreningen Upplands Väsby

Upplands Väsby kommunarkiv har ett samarbete med Arkivföreningen Upplands Väsby. Föreningen bildades 1995 och har som mål att verka för att alla Upplands Väsbys föreningars arkiv samlas, bevaras och vårdas samt vara åtkomliga för forskning.

Arkivföreningen Upplands Väsby - FSL Länk till annan webbplats.